Il Decreto Fiscale del 12 giugno 2025 introduce una novità di rilievo per imprese, professionisti e lavoratori dipendenti: l’obbligo di tracciabilità delle spese durante le trasferte di lavoro si applica solo in Italia. Le spese sostenute all’estero sono escluse da questo vincolo, anche se pagate in contanti.
Una semplificazione molto attesa, che corregge le criticità della precedente disciplina introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024).
Quando è obbligatoria la tracciabilità delle spese di trasferta
La normativa originaria prevedeva che tutte le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute dai dipendenti o dai lavoratori autonomi fossero rimborsabili solo se pagate con mezzi tracciabili: bonifici, carte di pagamento, assegni.
Tale obbligo si applicava indistintamente sia alle trasferte in Italia che all’estero, con evidenti difficoltà operative nei Paesi in cui l’uso di contanti è ancora prevalente o dove i circuiti bancari digitali non sono accessibili.
Le spese per trasferte di lavoro estere sono ora escluse dall’obbligo
Con l’introduzione del nuovo decreto, viene finalmente limitato l’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute in Italia. Le spese di trasferta all’estero, anche se pagate in contanti, non concorrono a formare il reddito e rimangono fiscalmente irrilevanti ai fini della deducibilità o imponibilità, purché adeguatamente documentate.
Una posizione confermata anche dall’Agenzia delle Entrate con la risposta a interpello n. 188/2025, che ha riconosciuto le difficoltà di applicazione della norma a livello internazionale.
Le spese che devono restare tracciabili
L’obbligo di tracciabilità resta pienamente in vigore per le spese sostenute in Italia. In assenza di pagamento tracciabile:
- Per i dipendenti, i rimborsi diventano reddito imponibile;
- Per i professionisti, le spese non risultano deducibili dal reddito.
Fanno eccezione le spese di trasporto su mezzi pubblici di linea (come treni, autobus, metropolitane, aerei), che non richiedono tracciabilità se accompagnate da un titolo di viaggio intestato.
Rimborsi forfettari: nessun cambiamento
Le regole per i rimborsi forfettari restano invariate. Sono deducibili nei limiti stabiliti dal TUIR:
- 46,48 € al giorno per le trasferte in Italia
- 77,47 € al giorno per le trasferte all’estero
Tali soglie sono ridotte se il rimborso include anche spese analitiche per vitto o alloggio.
Da quando si applicano le nuove regole
- Le modifiche sulle spese rimborsate o riaddebitate si applicano retroattivamente a partire dal 1° gennaio 2025.
- Le altre disposizioni del decreto decorrono dalla data di entrata in vigore: 18 giugno 2025.
Perché questa modifica è importante per imprese e professionisti
Questa revisione normativa rappresenta un compromesso equilibrato tra le esigenze di contrasto all’evasione fiscale e le necessità operative reali di aziende e lavoratori in trasferta all’estero.
Una misura che semplifica la gestione fiscale e riduce il rischio di errori o penalizzazioni legate all’uso legittimo di contanti fuori dai confini nazionali.