La recente circolare Assonime n. 26 dello scorso dicembre, analizza le novità introdotte in tema di tracciabilità delle spese di trasferta e propone alcune semplificazioni esaminate nel proseguo

Tracciabilità delle spese di trasferta

La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) ha introdotto l’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta ai fini della loro deducibilità.

Successivamente è intervenuto il Decreto Fiscale del 12 giugno 2025 che ha ristretto l’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta solo ai costi sostenuti in Italia (non più all’estero). Quindi le spese sostenute all’estero sono escluse da questo vincolo e possono essere pagate in contanti.

In assenza di pagamento tracciabile:

• Per i dipendenti, i rimborsi diventano reddito imponibile;
• Per le società, i costi non sono deducibili per le spese di trasferta dei propri dipendenti non tracciate;
• Per i professionisti, le spese non risultano deducibili dal reddito.

Ambito oggettivo della tracciabilità delle spese

L’obbligo di tracciabilità è generale e riguarda tutte le spese sostenute in Italia. Assonime è intervenuta nel provare a meglio delineare l’ambito oggettivo del predetto obbligo.

Assonime ritiene che nessun obbligo di tracciabilità debba essere previsto per le spese viaggio e trasporto diverse da quelle relative a servizi taxi e noleggio con conducente.

Quindi non sono interessati all’obbligo di tracciabilità i pagamenti per l’acquisto di servizi di trasporto effettuati con mezzi pubblici di linea (ad esempio treni, aerei, autobus, traghetti ecc.) nonché le spese viaggio documentate quali il pedaggio (autostradale o urbano) e quelle per il parcheggio.

Spese di parcheggio e spese di trasferta

Per i costi di parcheggio, Assonime auspica anche un chiarimento da parte dell’Agenzia delle Entrate volto a qualificare tali spese quali spese viaggio, in modo che non incidano nel plafond delle spese di trasferta non documentabili esenti da tassazione pari ad euro 15,49 in Italia ed euro 25,82 per le trasferte all’estero.

Pagamenti tracciabili

Per Assonime, sono considerati mezzi di pagamento tracciabili le applicazioni di pagamento (app) via smartphone, attraverso servizi offerti da istituti di moneta elettronica che, tramite l’inserimento di codice iban e numero di cellulare, permettano all’utente di effettuare transazioni di denaro senza esibire carta di credito o debito. Assonime auspica che il fisco possa confermare la possibilità di dimostrare la tracciabilità della spesa mediante annotazione che il pagamento sia stato effettuato con mezzi di pagamento tracciabili in fattura, ricevuta fiscale o documento commerciale da parte del percettore delle somme.

Tale soluzione eviterebbe di richiedere prova cartacea della transazione/pagamento con ricevuta bancomat, estratto conto, copia bollettino postale nel pieno rispetto della privacy.